Ti sei mai trovato bloccato in una riunione dove non sapevi:

- Quale dovesse essere il tuo contributo
- Quale fosse l'obiettivo
- Di cosa stessero parlando

O ancora peggio, se la riunione è finita _senza risultati_... **Questo è il post che stavi cercando!** La tua intera produttività e il tuo successo dipendono anche dalla risoluzione di problemi come questo. Come? Qui trovi alcuni piccoli (ma **efficaci**) trucchi.

Ogni riunione dovrebbe avere un'agenda (questa frase potrebbe finire qui e sarebbe comunque un _prezioso consiglio_) con 3 punti: contesto, obiettivo e note.

## **CONTESTO 🗒️**

Dovresti descrivere in poche parole perché questa riunione è stata organizzata. Qual è il progetto o l'iniziativa, quali decisioni sono già state prese e qual è l'argomento principale. In questo modo, tutti i partecipanti possono prepararsi in anticipo e, cosa più importante, sapere se sono rilevanti per la discussione.

Facciamo alcuni **buoni** esempi:

- BigCorp vorrebbe lanciare un nuovo prodotto assicurativo entro giugno. Il contratto per l'utente finale è già stato definito.
- Stiamo adattando i nostri sistemi e processi in base alla nuova legge: abbiamo già sistemato i prodotti 1 e 2, e ora siamo concentrati sul prodotto 3.

E alcuni **cattivi** esempi:

- BigCorp è una delle più grandi aziende in Europa
- Parliamo delle evoluzioni del nostro sito web

## **OBIETTIVO 🎯**

Questa sezione dovrebbe completare la frase "Quando la riunione finirà, sarà stata un successo se...". Gli obiettivi (possono essere più di uno) dovrebbero essere semplici e facilmente misurabili.

**Buoni** obiettivi:

- Risolvere tutti i punti aperti della colonna H dell'Excel allegato
- Approvare o negare il budget dato il business case che presenteremo
- Finalizzare l'algoritmo decidendo tra la proposta A o B

**Obiettivi non così buoni**:

- Parlare del nuovo prodotto
- Capire come gestire questo processo
- Rivedere l'excel

Quando non riesci a stabilire obiettivi chiari potrebbe essere un segnale che **non è ancora il momento di convocare una riunione**, potresti aver bisogno di più tempo per lavorare offline raccogliendo dubbi e cose da discutere.

## **NOTE 📓**

Questa è una sezione opzionale dove puoi segnalare punti di attenzione, da quelli logistici a quelli temporali.

## **Altre cose da considerare**

- se devi invitare persone creative come gli sviluppatori, è meglio non fissare la riunione a metà giornata o metà pomeriggio interrompendo un blocco di lavoro
- se passi la maggior parte del tempo della riunione condividendo uno schermo è un buon segnale che la riunione è stata ben preparata e stai andando dritto agli obiettivi
- eccetto per demo o brainstorming, più persone aggiungi a una riunione più alto è il rischio di inefficienza o di escludere parte del pubblico
- una mail di riepilogo alla fine della riunione è sempre ben accetta, è più facile se gli obiettivi erano ben scritti
- non dovresti temere di essere visto come irrispettoso nel non accettare una riunione finché il contesto e l'obiettivo non sono chiariti dall'organizzatore

Hai bisogno di fare pratica.

Quindi, cosa stai aspettando? Dai una seconda occhiata alle riunioni che hai già pianificato o torna a questo post la prossima volta che devi organizzarne una!