Ti sei mai trovato bloccato in una riunione dove non sapevi:

  • Quale dovesse essere il tuo contributo
  • Quale fosse l’obiettivo
  • Di cosa stessero parlando

O ancora peggio, se la riunione è finita senza risultati… Questo è il post che stavi cercando! La tua intera produttività e il tuo successo dipendono anche dalla risoluzione di problemi come questo. Come? Qui trovi alcuni piccoli (ma efficaci) trucchi.

Ogni riunione dovrebbe avere un’agenda (questa frase potrebbe finire qui e sarebbe comunque un prezioso consiglio) con 3 punti: contesto, obiettivo e note.

CONTESTO 🗒️

Dovresti descrivere in poche parole perché questa riunione è stata organizzata. Qual è il progetto o l’iniziativa, quali decisioni sono già state prese e qual è l’argomento principale. In questo modo, tutti i partecipanti possono prepararsi in anticipo e, cosa più importante, sapere se sono rilevanti per la discussione.

Facciamo alcuni buoni esempi:

  • BigCorp vorrebbe lanciare un nuovo prodotto assicurativo entro giugno. Il contratto per l’utente finale è già stato definito.
  • Stiamo adattando i nostri sistemi e processi in base alla nuova legge: abbiamo già sistemato i prodotti 1 e 2, e ora siamo concentrati sul prodotto 3.

E alcuni cattivi esempi:

  • BigCorp è una delle più grandi aziende in Europa
  • Parliamo delle evoluzioni del nostro sito web

OBIETTIVO 🎯

Questa sezione dovrebbe completare la frase “Quando la riunione finirà, sarà stata un successo se…”. Gli obiettivi (possono essere più di uno) dovrebbero essere semplici e facilmente misurabili.

Buoni obiettivi:

  • Risolvere tutti i punti aperti della colonna H dell’Excel allegato
  • Approvare o negare il budget dato il business case che presenteremo
  • Finalizzare l’algoritmo decidendo tra la proposta A o B

Obiettivi non così buoni:

  • Parlare del nuovo prodotto
  • Capire come gestire questo processo
  • Rivedere l’excel

Quando non riesci a stabilire obiettivi chiari potrebbe essere un segnale che non è ancora il momento di convocare una riunione, potresti aver bisogno di più tempo per lavorare offline raccogliendo dubbi e cose da discutere.

NOTE 📓

Questa è una sezione opzionale dove puoi segnalare punti di attenzione, da quelli logistici a quelli temporali.

Altre cose da considerare

  • se devi invitare persone creative come gli sviluppatori, è meglio non fissare la riunione a metà giornata o metà pomeriggio interrompendo un blocco di lavoro
  • se passi la maggior parte del tempo della riunione condividendo uno schermo è un buon segnale che la riunione è stata ben preparata e stai andando dritto agli obiettivi
  • eccetto per demo o brainstorming, più persone aggiungi a una riunione più alto è il rischio di inefficienza o di escludere parte del pubblico
  • una mail di riepilogo alla fine della riunione è sempre ben accetta, è più facile se gli obiettivi erano ben scritti
  • non dovresti temere di essere visto come irrispettoso nel non accettare una riunione finché il contesto e l’obiettivo non sono chiariti dall’organizzatore

Hai bisogno di fare pratica.

Quindi, cosa stai aspettando? Dai una seconda occhiata alle riunioni che hai già pianificato o torna a questo post la prossima volta che devi organizzarne una!